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訪問歯科総合支援ツール HomeClinic



    【目次】 訪問歯科総合支援ツール HomeClinic

  1. 訪問歯科総合支援ツール HomeClinic
  2. 「在宅志向」とは
  3. 3つの強み 01集患
  4. 3つの強み 02情報共有
  5. 3つの強み 03業務効率化
  6. HomeClinic ご利用案内

訪問歯科総合支援ツール HomeClinic

 【 2024 New Release! 】

訪問歯科運営のインフラ基盤 HomeClinicシステム要件
厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に準拠してご利用いただくために医療情報セキュリティ開示書(SDS)を作成しています。情報セキュリティ安全管理社内規定と合わせてご覧ください。
医療情報セキュリティ開示書(SDS) 医療情報セキュリティ安全管理規定
在宅歯科サービス yui

弊社 在宅歯科サービス yui は2009年より複数の提携歯科医院とともに訪問歯科サービスを運営してきた会社で、特に在宅の訪問にフォーカスして訴求活動や診療運営に取り組んできました。
事業開始当初より稼働し続けてきた HomeClinic の運用は10年以上におよび、自社内や提携歯科医院、旧知の歯科医院などで稼働しているのみでしたが、必要な仕様変更を行ったうえで広く提供させていただくことになりました。

日頃より訪問歯科の現場に密にかかわり続ける会社が開発し、蓄積してきたノウハウや経験をもとに訪問歯科の様々な課題についての対応力を磨く形で改善を続けてきたシステムであることが大きなポイントです。



そして、HomeClinic の他にはない大きな特徴は、
1地域1医院の限定提供
歯科医院から半径16キロの訪問対象範囲内で別の歯科医院に対して HomeClinic を提供することはないというものです。


HomeClinic は集患支援の仕組みを提供しています

そのため、訪問対象範囲が重複する複数の歯科医院にシステムを提供すれば、集患の効果が分散されてしまうことになります。
集患のメリットを提供している以上、効果を集約するために1地域1医院に限定することは絶対だと考えています。
(導入地域に制限はなく全国に対応します)







「在宅志向」とは


「在宅を取れる医院は強い」

弊社が創業から変わらず持ち続けてきたのはこの視点でした。

ご存知の通り、点数改正のたびに施設で多くの患者さまを診療した場合の算定点数は下がり続けていて、施設のみを軸に訪問歯科を展開していくのはなかなか厳しい状況です。
そういった状況もこの視点を補強するものとなっていると感じます。


間違いなく言えることは、
確実に訪問診療1を算定できる在宅の訪問先を一定の割合で確保していくことが重要だということ。

ただ、在宅訪問先をいかに確保するかという課題も大きいですし、在宅の訪問先が多くなればオペレーションの部分において在宅ならではの特徴的な課題にも直面します。


これからの訪問歯科において、
在宅への対応力が重要です


施設中心の訪問歯科に比べて、
在宅中心の訪問歯科は、特に以下の点において特徴的です。

集患の難しさ

在宅の集患という意味においては、訪問先施設の獲得とはまったく違うアプローチが必要とされます。
人的コストをかけてPR活動を行えばすぐに結果が出るものではなく、非常に地道で様々な工夫が必要です。

在宅の圧倒的なキーパーソンはケアマネージャーさんです。
ケアマネさんに対して有意義な情報提供を行い、良好な関係を築いていくことは在宅患者さまの集患にとってもっとも重要なカギになってきます。

歯科医院向けblog「在宅を取れる医院は強い」


患者さまを支援する周囲の方との意思疎通の重要性

患者さまご本人以外の方との情報共有について、訪問先施設が一元的に窓口となり、直接ご家族さまなどとコミュニケーションを取る必要がないような場合には施設スタッフと直接お話をして完結することもあると思います。
ですが、在宅ではケアマネさんをはじめとする医療・介護関連職種の方や立会いのできないご家族さまなどと密に意思疎通を図る必要があります。

そういった情報共有自体が重要なことはもちろんですが、特に頭に入れておく必要があることは
顔を合わせての直接的なコミュニケーションでないことが多いため必然的に電話やメール、FAXといった通信手段に依存することも多いので、業務の大きな負担にもなりがちだということ。
歯科医院向けblog「居宅療養管理指導の情報提供の手段」
そして逆に、コミュニケーション自体が集患に結び付く有益なものであることも医院としてよく意識する必要があります。




訪問スケジュール管理の大変さ

在宅の診療が中心になるということは必然的に1日の訪問件数も増えます。
さらに在宅の患者さまはデイなどの通所系サービスを利用されている方も多く在宅していない時間もあったり、在宅している日でも訪問系サービスを利用されたりしていて施設に比べて訪問日時に制限があるケースが多いのです。

つまり、それだけ相手先の都合を踏まえて多くの訪問先をスケジュールに組み入れる必要があり、スケジュール調整のハードルが上がるため、訪問スケジュールの適切で効率的な管理が重要となるのです。

歯科医院向けblog「訪問歯科における訪問スケジュール管理の重要性」


これらのことを考えると、
『在宅を増やすことのできる力』と、『在宅が増えても対応できる体制』が重要。

つまりは・・・
もっと在宅を志向したシステムが必要なのです。


もちろん、HomeClinic は施設への訪問にもしっかり対応した仕様ですが、
HomeClinicは高い対応力を持ちます
在宅にフォーカスして訪問歯科に取り組んできた弊社が日頃より診療の現場に密にかかわり続けるなかで、
HomeClinic も「在宅特有の課題」についての対応力を磨く形で進化を続けてきたのです。



それぞれ開いてみてください

3つの強み・1集患

訪問歯科におけ集患支援の仕組みを実装

それが、

HomeClinic 最大の特徴です


訪問歯科の運営において、一番の課題と言ってもいいのは患者さまの確保。
HomeClinic では、特に在宅の患者さまを確保する手段を提供しています。


*患者紹介サービスではありません

具体的な仕組みについてはホームページ上では公開していません。

メールフォームより概要案内資料(PDF)をご請求ください(ダウンロード用URLをお知らせします)





3つの強み・2情報共有

情報共有、つまり訪問歯科診療にまつわる以下のような連絡や報告

「訪問予定日時の連絡」、「(ケアマネさんなどへの)情報提供文書の提供」、「診療の報告」

多くは電話で行われ、文書については手間のかかるFAXや郵送といった手段を利用されることも多いはずで負担も大きいのです。


スマートで効率的な情報共有を模索する中、
常に意識してきたのはこのこと・・・

訪問歯科における業務停滞のボトルネックは電話

電話に取られる時間や業務負担はかなり大きいのです。
もちろん直接のコミュニケーションも重要ですが、必ずしも電話でなくてもいい状況は多いはず。

いかに電話への依存を減らすか
これは HomeClinic 開発の大きなテーマでした。



HomeClinic では訪問スケジュールを管理したり情報提供書などの文書を作成したりできますが、

訪問スケジュール作成と文書作成

策定された訪問予定日時を送信したり、作成した文書の内容を(文書提供としてだけでなく診療報告としても)送信することができます。

送信できる文書は居宅療養管理指導の「情報提供書」と訪問歯科衛生指導の「内容説明書」の2文書で、いずれも診療内容報告書としての役割も持たせています。

利用可能な連絡手段は3つ
ショートメール送信機能は楽天シンフォニーの Rakuten CPaaS SMS API を利用し、HomeClinic に実装しています



これだけの情報送信手段の充実は、

他にはないストロングポイント です

しかも、Eメール・ショートメールはもちろん、FAXについても簡単なクリック操作によりシステム内で送信が完結します。
(いちいち印刷して機器で送信処理を行うような無駄な手間が一切ありません)



Eメールはもちろん、ショートメール・FAXともに送信料は基本料金に含まれ、何通送信しても追加費用はかかりません(送信し放題)

歯科診療情報を患者さまを支援する方々へ送信できます

この情報共有機能の充実は施設訪問でももちろん有益ですが、ケアマネさんをはじめとする医療・介護関連職種の方や立会いのできないご家族さまなどと密に意思疎通を図る必要のある在宅の訪問で特に力を発揮します。

そして(特にケアマネさんとの)良好なコミュニケーションは新たな患者さまの紹介を喚起する集患施策ともなり得るのです。



そしてさらに、
撮影画像の提供も可能です


スマホや口腔内カメラ(Wi-Fiでスマホに接続できるものが便利です)で撮影した画像は簡単にシステムに取り込むことができ、取り込んだ画像は作成した文書の内容とともに相手先にメール送信することができます。
(メールで撮影画像を添付して専用アドレスに送信するだけでシステムに取り込まれます)

画で見る理解は圧倒的です

患者さまへのサービス向上への寄与はもちろんですが、
この画像の提供機能がもたらす大きなメリットは、他歯科との「差別化」です。

画像提供の機能を備えた訪問歯科専用ICTツールは皆無です。他の歯科では見られない「画像の提供という行為」それ自体がケアマネさんなどの送信対象者への記憶の刷り込みとなり、これも集患施策としても効果を発揮すると考えています。



このように、HomeClinic は情報共有機能の充実が大きな強みです。

訪問歯科では患者さまを支援する方々とのコミュニケーションが非常に重要ですが、そこに重きを置けば置くほど業務の負荷が過大になるのは訪問歯科のパラドックス。

コミュニケーションの質は上げつつ、業務負荷を下げる。
HomeClinic はこれを実現させるためICTツールなのです。

さらに詳しい内容は、メールフォームより概要案内資料(PDF)をご請求ください(ダウンロード用URLをお知らせします)





3つの強み・3業務効率化

HomeClinic の主要機能は
【訪問スケジュールの管理機能】と【各種文書作成機能】です。

この2つの機能では徹底して業務の効率化を図っています。



訪問歯科において、
訪問スケジュールの効率的な管理は絶対的に必要です。
特に、在宅の占める割合が多ければ多いほどその重要性が高まります。

そこまで重要かな?・・・そうお感じでしょうか
施設のみの訪問歯科では必要ないのです。
在宅が増え、訪問件数が多くなれば将来必ず直面する課題で想像以上に大変です。

在宅が多いと1日に回る訪問先が増え、その分それぞれの患者さまのご都合を踏まえ最適なルートを模索しながらスケジュールを組む必要があるからです。


アナログな管理に頼ると
手間や時間が大幅にかかってしまうのはもちろんですが、

機会損失が発生してしまいます

つまりこれは大きな「機会損失」です。
失われるのは貴重なスタッフの時間であり、医院の利益であり、積み重ねた信頼なのです。


これらの機会損失を徹底的に最小化しよう!


実はこの試みこそが、10年以上前に HomeClinic の開発を始めた発端でした。

訪問スケジュール管理機能が特に洗練されています 訪問スケジュール管理機能

患者さまや訪問先施設の都合情報を随時確認しながら(ポップアップ表示)、曜日・訪問車ごとに適切なスケジュールを作成することができます。

入院などで休止中の方や次の診療まで間隔があく方、あるいは一定期間をおいてのリコールを行う方などは休止中利用者として一元管理されます
アラート機能により、受診予定が近づくと注意喚起されてスケジュールへの組み忘れを防ぐことができます。


さらには、
Google Map と連携しています

経路表示やナビゲーションが利用できます

所要時間や距離を逐一確認しながら効率的なスケジュールを組むことができます。
そして作成したスケジュールは1日の全経路(ルートマップ)をドライバーのスマートフォンにメール送信する機能によりナビゲーションとして利用することが可能です(車載ナビのように目的地をいちいち入力する手間がありません)。







さらにもうひとつ、

訪問スケジュールの管理と同様に特に重要なのが、
文書作成・提供や報告といったタスクの効率的な処理です
これは何の工夫もなく漫然とこなしていると、無意味な忌み仕事になってしまいます。

訪問歯科においては、似たような情報をその都度別々の方へ伝えたり、そういった情報を文書や報告書として何度も記入作成しなければならなかったりすることが多い。

無駄な報告や情報提供

もちろん、報告は大切な仕事ではあるのですが、
これらのタスクはあきらかに情報提供の二度手間三度手間なのです。

HomeClinic は、

これらの情報提供のタスクを合理化します

文書作成機能
システム上では8種類の文書が作成できますが、
算定要件として作成提供が必要な文書(必ず作成する文書)である
「居宅療養管理指導 情報提供書」「訪問歯科衛生指導 内容説明書」
この2文書については、作成すれば入力した内容は診療報告としても利用されるようになっています。

つまり一度の入力作業で保存された内容が、様々な相手に対して診療報告としてもや情報提供(文書提供)としても送信でき、柔軟かつ合理的に利用される仕組みです。 タスクの合理化により無駄な入力や記入の繰り返しは不要です
手書きは極力避け、無用な電話連絡も減らし、メールやFAXで情報提供や報告していただける環境を最大限ご利用頂いて効率的な業務を実現していただきたいのです。


*HomeClinic では以下の8種類の文書が作成可能です

【居宅療養管理指導関連】
情報提供書 指導記録 計画書 アセスメント票
【訪問歯科衛生指導関連】
指導記録 内容説明書
【その他】
歯科検診結果報告書(治療計画書) 歯科疾患在宅療養管理・管理計画書

文書入力支援機能を実装しています。

「テンプレート入力機能」
文章を、保存されているテンプレートから選択して入力する機能です。
(テンプレートの追加や編集も可能です)
「前回内容コピー機能」
診療内容が前回診療とあまり変わらないような場合に、前回の入力内容を複製して入力する機能です。
(必要に応じて複製入力された内容を変更して利用します)





HomeClinic が追求するのは業務効率化による ローコストオペレーション

訪問歯科の業務は膨大です。
HomeClinic は医院にとって貴重な時間や人手、業務負担と言ったコストを最小化します。
これなしには業務が立ち行かなくなるほどの基盤ツールとして活用していただき、患者さまと向き合うことに集中していただきたいのです。

さらに詳しい内容は、メールフォームより概要案内資料(PDF)をご請求ください(ダウンロード用URLをお知らせします)










HomeClinic ご利用案内


導入の費用は

導入費用については、概要案内資料(PDF)でご案内しています(メールフォームよりご請求ください

従量課金ではなく、完全定額制で使用状況などにかかわらず毎月一定額のご負担です。
集患支援の機能もありますが、もちろん紹介料などが発生するようなことは一切ありません。
システム内で利用できるショートメール・FAXの送信料は基本料金に含まれ、何通送信しても追加費用はかかりません(送信し放題です)。
導入時の初期費用などもありません。


導入のながれ

概要案内資料をご覧いただき、HomeClinic のご利用を検討いただける場合はまず HomeClinic の試用版をお試しいただければと思います。
試用版をお使いいただくのが一番わかりやすいと思います

そのうえでご利用をお申し込みいただいた場合は、まず弊社の方で HomeClinic のセットアップ、Webの整備をはじめ、ご利用を開始いただくためのすべての準備を整えます。
すべての準備が整った段階で導入支援におうかがいします。


このような歯科医院に

HomeClinic は医院の規模の大小は問わずお役立ていただけるシステムです。
むしろ訪問歯科の経験値がまだ低い医院で、これから本格的に訪問歯科を頑張っていこうという医院にとっては弊社の訪問歯科に関するノウハウもお役立ていただけるのではないかと思います。
弊社はコンサルティングで対価をいただく考えはありません。弊社のアドバイスがお役に立てるとすれば、それが弊社にとっての尊いインセンティブです。

お困りの患者さまにとっての支えとなる充実した訪問歯科を提供したいと真摯に考える歯科医院にぜひお役立てていただきたいと考えています。
そういった訪問歯科が増えることは、HomeClinic リリースの大きな目的であるからです。

患者さまの期待に十分応えられる訪問歯科の水準という意味で、歯科医院の体制やお考えが弊社の考えるものとかけ離れる状況である場合にはご利用をお断りする場合もありますのでご容赦ください(たとえばですが、ユニットやデンタルを備えていない、または備える予定もないといった場合などは厳しいかと思います)。
HomeClinic が患者さまやケアマネージャーさまなどに直接訴求も行うサービス(集患支援)も含む以上、訪問歯科の提供主体である歯科医院の水準もある程度担保することが必要な責任だと考えているためですのでご理解ください。


以上の詳細はすべて概要案内資料(PDF)に記載しています

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