【 2024 New Release! 】 全国対応
情報提供書の提供や、診療内容の報告はどのように行っていますか？
手書き？複写用紙？・・・
文書を印刷してＦＡＸ機器で送信？・・・
文書を封入して郵送？・・・
担当者会議に出席？・・・
報告書などを直接お届け？・・・
お電話で口頭？・・・
いずれもおそろしいほどに、
手間も人手も時間もかかります。
人件費や通信費などのコストもそうです。
弊社、在宅歯科サービス yui は
長らく在宅歯科の現場にかかわってきました。
実は、かなり以前にはわれわれも、
複写用紙に手書きで診療報告
情報提供書を印刷してＦＡＸ
などの情報提供手段を使っていたことがあります。
その結果
先生やスタッフは多忙のなか必死で業務をこなそうとするため、
情報提供書の文面は簡素で内容の薄いものになり、手書きの字は殴り書き、提供忘れなどのミスも目立つ状況に。
みんな疲弊する、そんな状況が続いて…
あるとき、ハッ と気づくのです。
これは、
誰も得しない情報提供 だと。
情報の送り手はその負担に辟易し、
受け手は意味ある情報を受け取れず、
惰性で続けるだけの無意味なタスクになっていたのです。
当時、訪問スケジュール管理のシステムとして開発を始めていた Home Clinic に、誰もが喜ぶ情報提供の仕組みを組み込もうと考えました。
診療情報を手間なく送る。
相手先が受け取りやすい形で。
この両方に妥協のない仕組みを作ることでした。
そこで実現させたのは、
情報をＵＲＬで送信すること
つまり、システム上で作成した患者さまごとの診療情報へのリンクＵＲＬを、メールで簡単に送れる仕組みにしたのです。
しかも、相手の携帯番号がわかれば送れるショートメールでも送信できるようにしました。
効率的な送信はもちろん、受信された方がスマホでも簡単に診療情報を見ることができる状況を作りたかったのです。
悪化している口腔内環境。
その「危機感」を、その場にいないケアマネさんや離れて暮らすご家族に、
"どう現実味を持って受け止めていただくか？" ということ。
それは訪問歯科ならではの大きな課題でしたが・・・
口腔内の撮影画像の提供 は
情報の『質』を爆上げするはずだと考えました。
診療情報と合わせて、スマホや口腔内カメラで撮影した画像も送れるようにしたのです。
提供手段としてＦＡＸも無視できないと考えました。
介護の分野ではＦＡＸ連絡の必要性もまだ高いためです。
メールだけでなく、
ＦＡＸ送信も可能にしました
帳票を印刷して送信という手間なしに送信できなければ意味がないと考え、
ボタンクリックでＦＡＸ送信が完了するようにしたのです。
印刷、手書き、封入郵送、通信機器で送信・・・
そんな無駄がなくなり、情報提供という仕事にかける時間が激減しました。
ケアマネさんへの情報提供だけでも、以前は１日の訪問分の文書作成から提供まで済ませるのに１時間以上はかかっていましたが、
今では１０分もあれば送信まで完了してしまいます。
業務を担うスタッフの負担もかなり減ったのです。
さらにもうひとつ、
大きく軽減されたことがあります。
「電話への依存」 です。
訪問歯科の数ある業務のなかで、
スムーズな業務の流れを阻害するボトルネック。
それは電話です。
ケアマネさんやご家族との直接のコミュニケーション。
大切にすればするほど時間が取られ、負担が増す状況がありました。
ですが、必ずしも電話でなくてもいい連絡は少なくないはずです。
情報の質や提供の効率が上がり、
診療の状況や口腔内の問題といった情報をしっかり届けられるようになったことで、直接電話連絡をしなくてもいい場面が増えたのです。
電話以外の連絡手段を有効に活用できることが、仕事の効率を激的に高めました。
訪問日時連絡などにも
Home Clinic では訪問スケジュール管理の機能も提供しており、
訪問日時の連絡もメールやショートメール、ＦＡＸで行うことができます。
情報提供はその業務負担ばかりにフォーカスされがちですが、
顧客（ケアマネ）に対する訪問歯科というサービスの
重要なタッチポイント です。
丁寧に情報を提供すること自体が訪問歯科のプロモーションになり、医院にとってもメリットだということ。
情報提供がきっかけとなり、初めてかかわるケアマネさんから新たな紹介をいただくことも格段に増えました。
集患面での効果を最大化
Home Clinic では、開発段階から集患面での効果を強く意識してきました。
メールで提供する診療情報ページには医院サイトへのリンクを設置し、ＦＡＸで提供する文書には訴求広告を付加できるようにしてあります。
画像提供を含めた特徴のある情報提供自体が 他歯科との「差別化」となるのです。
提供の負担が減ったことで、
報告の内容もしっかりしたものをこまめに送ることができるようになりました。
撮影画像の提供が可能となったことで、
初診時や何かしらの変化があったタイミングで口腔内や義歯の画像を送るようになりました。
以前は、離れて暮らすご家族などから時折いただいていた不満
「どんな治療を受けているのかわからない」という声はほとんど聞かれなくなりました。
ケアマネさんやご家族に対し、
口の中に意識を向けていただき、
課題を把握するきっかけとして、
日常の口腔ケアの取り組みを促す大きな力となっています。
伝える力が強みとなった
まさにこのことを実感しています。
大量に消費していた複写紙代、ＦＡＸ送信のための文書印刷に使用していたコピー用紙代やインク代は一切不要になりました。
そして何より、
もっとも削減できたコスト
それは 「人件費」 でした。
情報提供や診療報告とそれに伴う雑務に取られていた時間が大きく減ったことでスタッフの無駄な従業時間が減り、残業代というコストが削減されたのです。
通信費はかかりません！
Home Clinic では情報提供や各種連絡にＥメール・ショートメール・ＦＡＸの送信手段を利用できますが、
いずれも通信料は無料（基本料に含まれます）で送信無制限です。
ＦＡＸや郵送にかかっていた通信費の負担はもう気にしなくて済みます。
弊社 在宅歯科サービス yui は２００９年より複数の提携歯科医院とともに訪問歯科サービスを運営してきた会社で、特に在宅の訪問にフォーカスして訴求活動や診療運営に取り組んできました。
当初 Home Clinic は自らがかかわる訪問歯科においての様々な課題を解決するために開発を始めたプライベートなシステムでした。
自社内や提携歯科医院、旧知の歯科医院などで随時改善や機能追加を加えながら１０年以上運用を続けてきましたが、このシステムが持つ強みを訪問歯科に取り組む歯科医院さまにも活かしていただきたいという思いから、一般への提供をさせていただくことになりました。
弊社は訪問歯科診療にも同行し、現場に密にかかわり続けています。
Home Clinic は訪問歯科の現場を熟知する会社が開発し、蓄積してきたノウハウや経験をもとに訪問歯科の様々な課題についての対応力を磨く形で改善を続けてきたシステムであることが大きなポイントです。
Home Clinic は他にも様々な工夫が詰まっており、訪問スケジュール管理（リコール管理）など情報提供以外の部分でも充実した機能を持ちます。
以下の詳しい機能紹介もご覧ください。
訪問歯科では算定の要件とされる文書が複数あり、さらには訪問先やケアマネージャー、家族への診療内容の報告も文書で提供する場面も少なくありません。
訪問歯科で重要なのが、それらの文書の作成と、提供や報告といった部分も含めたタスクの効率的な処理です
これは何の工夫もなく漫然とこなしていると、大きな負担になってしまいます。
考えてみてください。
訪問歯科においては、似たような情報をその都度別々の方へ伝えたり、そういった情報を文書や報告書として何度も記入作成しなければならなかったりすることが多くないですか？
もちろん、報告は大切な仕事ではあるのですが、
これらのタスクはあきらかに情報提供の二度手間三度手間なのです。
HomeClinic は、
これらの情報提供のタスクを合理化します
システム上では８種類の文書が作成できますが、
算定要件として作成提供が必要な文書（必ず作成する文書）である
「居宅療養管理指導 情報提供書」と「訪問歯科衛生指導 内容説明書」
この２文書については、入力した内容は診療報告書としても利用できるようになっています。
つまり一度の入力作業で保存された内容が、算定要件となっている文書としても、様々な相手に対しての診療報告としても、柔軟かつ合理的に利用される仕組みです。
手書きは極力避け、無用な電話連絡も減らし、効率的な情報提供や報告をしていただける環境を最大限ご利用頂いて業務の負担を減らしていただきたいのです。
＊HomeClinic では以下の８種類の文書が作成可能です
【居宅療養管理指導関連】
情報提供書 指導記録 計画書 アセスメント票
【訪問歯科衛生指導関連】
指導記録 内容説明書
【その他】
歯科検診結果報告書（治療計画書） 歯科疾患在宅療養管理・管理計画書
文書入力支援機能を実装しています。
「テンプレート入力機能」
文章を、保存されているテンプレートから選択して入力する機能です。
（テンプレートの追加や編集も可能です）
「前回内容コピー機能」
診療内容が前回診療とあまり変わらないような場合に、前回の入力内容を複製して入力する機能です。
（必要に応じて複製入力された内容を変更して利用します）
そして、、、
もっとも大きなポイントは、文書の送信にあります
診療報告書やケアマネさんへの情報提供書はどのように提供されていますか？
手書きで置いてくる？複写用紙？郵送？ＦＡＸ機器で送信？直接お届け？
いずれも非常に非効率で高コストです
HomeClinic ではＥメール・ショートメール・ＦＡＸの３つの送信手段を提供しています。
このように、ケアマネさんやご家族との情報共有という視点からも非常に重要な各種文書の作成、報告や提供といったタスクにおいては処理や仕組みが最適化されており、スムーズな意思疎通の大きな力となるはずです。
HomeClinic では、
撮影画像の取り込みや送信も可能です
スマホや口腔内カメラ（Wi-Fiでスマホに接続できるものが便利です）で撮影した画像は簡単にシステムに取り込むことができ、取り込んだ画像は作成した文書の内容とともに相手先にメール送信することができます。
（メールで撮影画像を添付して専用アドレスに送信するだけでシステムに取り込まれます）
画像提供の機能を備えた訪問歯科専用ＩＣＴツールは皆無です。
ケアマネさんやご家族へのサービス向上への寄与はもちろんですが、この画像の提供機能がもたらす大きなメリットは、他歯科との「差別化」なのです。
訪問スケジュールの効率的な管理は絶対的に必要です。
特に、在宅の占める割合が多ければ多いほどその重要性が高まります。
そこまで重要かな？・・・そうお感じでしょうか
施設のみの訪問歯科ではスケジュール管理の必要性はそこまで高くないのです。
在宅が増え、訪問件数が多くなれば将来必ず直面する課題で想像以上に大変です。
⇒ 「訪問歯科における訪問スケジュール管理の重要性」
在宅が多いと１日に回る訪問先が増え、その分それぞれの患者さまのご都合を踏まえ最適なルートを模索しながらスケジュールを組む必要があるからです。
アナログな管理に頼ると
手間や時間が大幅にかかってしまうのはもちろんですが、
つまりこれは大きな「機会損失」です。
失われるのは貴重なスタッフの時間であり、医院の利益であり、積み重ねた信頼なのです。
これらの機会損失を徹底的に最小化しよう！
実はこの試みこそが、１０年以上前に HomeClinic の開発を始めた発端でした。
患者さまや訪問先施設の都合情報を随時確認しながら（ポップアップ表示）、曜日・訪問車ごとに適切なスケジュールを作成することができます。
入院などで休止中の方や次の診療まで間隔があく方、あるいは一定期間をおいてのリコールを行う方などは休止中利用者として一元管理されます
アラート機能により、受診予定が近づくと注意喚起されてスケジュールへの組み忘れを防ぐことができます。
そして、
訪問先への日時連絡もシステム上で完結します
Ｅメール・ショートメール・ＦＡＸの送信手段で送信が可能です
さらには、
Google Map と連携しています
所要時間や距離を逐一確認しながら効率的なスケジュールを組むことができます。
そして作成したスケジュールは１日の全経路（ルートマップ）をドライバーのスマートフォンにメール送信する機能によりナビゲーションとして利用することが可能です（車載ナビのように目的地をいちいち入力する手間がありません）。
このように、訪問スケジュール管理機能の充実は、HomeClinic の大きな特長です。
在宅の訪問先が多い、あるいは将来的にある程度在宅の訪問先を増やそうという意思があるのであれば、訪問スケジュールの効率的な管理は必要不可欠です。
料金プラン
プランは以下の２種類です
主に訪問スケジュールの管理機能のみを利用したい場合の機能制限版です。
具体的には、システム内で登録される「診療データ」の登録処理ができない制限があり、これにより各種文書作成・送信や撮影画像を保存・送信の機能もご利用いただけません。
システム内のすべての機能をご利用いただくことができます。
（このページでご案内させていただいている内容はすべてご利用いただけます）
従量課金ではなく、完全定額制で使用状況などにかかわらず毎月一定額のご負担です。
いずれのプランもユーザーアカウントが１つ付属しており、特定の１台のパソコンからそのアカウントでリモートアクセスして HomeClinic をご利用いただけます（複数台のパソコンから同時に接続する必要がある場合はオプションとして同時接続用ユーザーアカウントをご利用いただく必要があります）
システム内で利用できるショートメール・ＦＡＸの送信料は基本料金に含まれ、何通送信しても追加費用はかかりません（送信し放題です）。
導入のながれ
まずは概要案内資料をご覧ください。
HomeClinic の試用版もご用意しております。
（無料でお試しいただけるので資料をご覧いただいたうえで試用版の利用をご依頼ください）
HomeClinic の導入を正式にお申し込みいただいた場合は、まず弊社の方で HomeClinic のセットアップなどの準備を整えます。
すべての準備が整った段階で直接導入支援におうかがいします。
（機能制限版の場合はzoom支援のみとなります）
導入は全国に対応いたします。
このような歯科医院に
HomeClinic は医院の規模の大小は問わずお役立ていただけるシステムです。
むしろ訪問歯科の経験値がまだ低い医院で、これから本格的に訪問歯科を頑張っていこうという医院にとっては弊社の訪問歯科に関するノウハウもお役立ていただけるのではないかと思います。
お困りの患者さまにとっての支えとなる充実した訪問歯科を提供したいと真摯に考える歯科医院にぜひお役立てていただきたいと考えています。
そういった訪問歯科が増えることは、HomeClinic リリースの大きな目的でもあるからです。
